Dans notre organisation moderne du travail, nous sommes toujours interrompu dans notre travail et nous faisons de même avec nos collègues. Nous sommes constamment dérangés par les problèmes et questionnements des autres. Certains pointent du doigt la généralisation de l'open-space, mais il s'avère qu'avoir son propre bureau ne nous met pas à l'abris d'être dérangé.
Première des choses à faire, prends toi des créneaux longs pour travailler sur ton sujet. Une heure n'est généralement pas suffisant. Tu risques de t'éparpiller. Réserve toi au moins une demi-journée. Regroupe au maximum tes réunions si cela peux t'aider à dégager ton emploi du temps.
Coupe les notifications de ton smartphone et retourne le, écran face au bureau. Réserve toi à l'avance des plages où tu t'autoriseras à vérifier tes messages. Cela va te démanger un peu au début. Rassure-toi, cela va s'estomper.
Passons maintenant aux distractions de source extérieure. Tout d'abord, les emails. Je te renvoie à l'article de ce blog à ce sujet "comment gérer ses emails". L'idée centrale est qu'il faut t'enlever de la tête qu'il est impératif de répondre en temps réel. Ne reviens pas sur ta boîte à chaque fois que ça te traverse l'esprit. Il convient plutôt de te réserver des créneaux pour cela.
Si tu as un poste téléphonique, une partie de tes collègues préféreront t'appeler directement plutôt que de prendre quelques secondes pour t'envoyer un email. Ma solution : ne décroche pas. Bon pour être tout à fait honnête, si c'est mon boss ou son boss je vais décrocher. Mais en dehors d'eux, il s'agit souvent de quelqu'un en train de travailler sur un projet et à qui il manque une information. "Tient, peut être bien qu'il sait ça lui ?" Et dring, mon téléphone de sonner. Si tu en as la possibilité, je t'invite même à laisser un message vocal invitant tes interlocuteurs à te renvoyer la question par email. Avec un peu de bol, par le fait d'écrire leur question, la réponse leur viendra.
Troisième degré de la distraction, le collègue qui se pointe directement à ton bureau. Et là, ça va être tout de suite plus difficile de temporiser. Si la personne vient te raconter son weekend, indique lui tout de suite que tu travailles sur quelque chose d'important et que vous en parlerez à la machine à café. Si on vient te demander conseil, dit tout simplement que là tout de suite, à chaud, tu ne sais pas et que cela nécessite une réflexion de ta part. Demande à la personne de te reformuler tout ça par email. Une fois sur deux, le collègue te répondra que ce n'est pas la peine et qu'il ou elle pourra trouver la réponse tout(e) seul(e). Malheureusement cette technique ne fonctionne pas avec ceux qui utilisent le combo ultime : je t'envoie un mail, je l'imprime, je viens le poser sur ton bureau et je t'en parle directement. Si si, ça existe, je te le jure. Là, c'est dépasser le trait que tu as tracé dans le sable séparant la diplomatie de la déclaration de guerre. N'hésite pas à dire franchement à la personne qu'il est inutile d'imprimer le mail puisqu'elle te l'a envoyé. D'autant plus que cela vient polluer ton espace physique. Si tu n'as pas encore répondu, c'est que tu étais occupé.
Pour éloigner ces empêcheurs de réfléchir au pas de ton bureau, tu peux tenter la technique du casque audio. Cela devrait normalement envoyer un signal mental indiquant que tu travailles sur quelque chose nécessitant ta concentration. De plus, si tu as une bonne réduction de bruit, cela t'empêchera de capter les conversation autours. Je te conseille les modèles Sony MDR-1000X et 1000XM3 pour sa version 2018. Juste en posant la main sur l'oreille droite, cela coupe le son et inverse la réduction de bruit pour amplifier le son autour de toi. Bien plus confortable sur les oreilles, il y a aussi les Bose Quiet Confort. Quant à la musique, elle ne doit pas contenir de paroles. Celles-ci vont te déconcentrer. Privilégie de la musique de film, du jazz ou encore du métal symphonique (Pomegranate Tiger, Angel Vivaldi, etc. ...). Sélectionne un style que tu jugeras adéquat avec ton sujet.
Pour ma part, si la technique du casque fonctionne bien pour ma concentration, cela ne décourage pas beaucoup mes collègues de venir me voir. J'utilise parfois la technique plus radicale de la pancarte "NE PAS DERANGER, MERCI" + casque audio. C'est beaucoup plus efficace mais très déroutant pour les collègues. Cela n'a pas empêché quelques uns de venir m'informer de certaines choses qui n'était pas urgentes. "Excuse moi de te déranger, j'ai vu ton panneau. Je voulais juste te dire que <insérer information non urgente ici>. Voilà, c'est tout."
Désormais, si j'estime qu'il est impératif de ne pas être déranger, je me réserve une salle de réunion. La plus petite évidemment. Je fais en sorte d'avoir sous la main tous les documents dont j'ai besoin. Un tableau ou un paperboard me permet de poser rapidement mes idées et de les garder sous les yeux.
Est-ce que cette technique est imparable ? Toujours pas. Je pourrais tenter de coller mon affiche "NE PAS DERANGER, MERCI" sur la porte, mais c'est peut être aller un peu trop loin. Si ton entreprise propose du télétravail, utilise au maximum tes journées en dehors du bureau pour les sujets qui nécessitent ta réflexion.
Si tout se passe bien, tu atteindras un niveau de concentration tel que ta productivité sera démultipliée : le flow. Ce concept a été créé en 1975 par le psychologue hongrois Mihály Csíkszentmihályi. Tu l'as certainement déjà expérimenté. Les actions sont réalisées plus rapidement. L'image globale de la tâche à réaliser est visible de manière persistante dans notre esprit. Pour plus de détails, je te renvoie à l'article Wikipedia à ce sujet ici.
Pour un peu de lecture sur le sujet, je te conseille l'ouvrage "Deep Work" de Cal Newport, professeur agrégé d'informatique à l'université de Georgetown. Au travers de plusieurs anecdotes personnelles ou de célébrité ou encore de présentations d'études, cet ouvrage nous offre une véritable rétrospective sur le travail en profondeur. Tu peux le trouver facilement sur Amazon sur tous les formats ici (physique, numérique ou audio).
Salut à toi !
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