Evaluer le temps d'une tâche avec un abaque

Qu'il s'agisse de mener à bien un projet où de répondre à des besoins ponctuels, il est impératif d'estimer à l'avance le temps pris par les tâches que tu vas confier à tes collaborateurs. Dans le premier cas, cela te permettra de prédire la date de livraison. Dans le second, d'anticiper un besoin d’agrandir ton équipe. Tu peux donner une charge à vue de nez ou tu peux créer un outil de calcul rapide : un abaque. Outre le temps gagné à définir un temps, cette feuille de calcul te permettra de déléguer cette partie de ton travail. Et là, c'est encore plus de temps de gagné.

Je vais te présenter ici comment je crée un abaque basique. Tu peux le créer dans un fichier de calcul (Google Sheet, Excel, etc. ...) ou juste sur une feuille de papier. Prenons en exemple la maintenance d'un logiciel (évolutions, corrections de bugs).

Tout d'abord, il va falloir que tu listes les tâches les plus communes qui te viennent en tête :

Par exemple :

- Créer un nouvel écran

- Ajouter un nouveau champ

- Corriger un plantage de formulaire

- Effectuer une amélioration cosmétique

Etc. ...

Renseigne ensuite un temps de base pour chacune de ces tâches en journée pour une personne. Utilise pour cela ta propre expérience ou celle de tes collaborateurs.

Crée maintenant une liste de niveau de complexité avec un coefficient associé. J'utilise pour ma part cette liste :

- Faible : 1

- Moyenne : 2

- Élevée : 4

Lors de ton estimation de temps pour une tâche, il faudra multiplier la durée de base avec le coefficient en rapport avec le niveau de difficulté estimé.

Peut être n'as tu pas la chance d'avoir un service qui centralise les expressions de besoin pour les filtrer et les mettre en forme (une MOA par exemple - Maîtrise OuvrAge). Si l'étude est effectuée directement par la personne qui réalise la tâche, je te conseille d'ajouter le temps d'analyse à ton calcul. Pour cela, crée une liste représentant la clarté de l'expression du besoin. Met en face le temps en jours que peut prendre l'analyse.

- Faible : 1

- Moyenne : 0,5

- Élevée : 0

Face à une tâche, il te reste désormais à définir à quelle catégorie elle correspond, quelle est sa complexité et éventuellement la précision de l'expression de besoin. Soit T le temps de base de la tâche, C le coefficient de complexité et P la temps associé à la précision de l'expression de besoin. Tu calculeras tout simplement le temps de la tâche ainsi : (T x C) + P

Si de l'expression de besoin découle plusieurs tâches de ton abaque, il te faudra donc effectuer plusieurs calculs que tu additionneras.

Evidemment, l'abaque ne te permettra pas de calculer un temps pour absolument tout. L'idée est de pouvoir traiter une grande partie. Lorsque tu créeras ton outil, n'essaye pas tout de suite de rentrer dans les détails les plus subtils. Ton abaque n'est pas figé dans le marbre. Au fur et à mesure, tu identifieras de nouvelles tâches récurrentes qui viendront remplir ton tableau. L'expérience te permettra d'affiner le temps associé aux tâches. C'est un outil qui est donc amené à s'améliorer avec le temps.

Salut à toi !