J'ai croisé trop de managers/chefs de projet à bout de souffle. Ils courent après leurs sujets : ai-je vérifié ceci, machin m'a-t-il répondu, comment faudrait-il faire pour obtenir cela ? Le constat est toujours le même : un manque cruel de délégation. Pourtant c'est LA pierre angulaire du management.
Pourquoi certains n'osent pas déléguer ?
- La peur de demander
Cela peut paraître idiot mais j'ai moi même été confronté à ce phénomène en tant que manager débutant. On n'ose tout simplement pas confier une tâche par peur de passer pour un donneur d'ordre. - Le manque de confiance
"On n'est jamais mieux servi que par soi même." Lorsque l'on connait par cœur une tâche, on sait qu'on va la réaliser à la perfection. On ne peux donc pas être déçu par le résultat n'est-ce pas ? - Ne pas prendre le temps d'expliquer
Expliquer une tâche à effectuer à son collaborateur c'est difficile. N'as-tu jamais entendu quelqu'un dire "ça me prendra moins de temps à le faire qu'à te l'expliquer" ?
À chacun des 3 points ci-dessus je vais répondre ceci :
- N'ai pas peur de demander à tes collaborateurs d'effectuer des tâches. Ne les ensevelis pas sous une masse monstrueuse de travail non plus. Veille à ce que les deadlines soient raisonnables. Le challenge est un très bon stimulant pour l'esprit.
- Aies confiance en tes collaborateurs. Ce sont eux les experts, pas toi. Certes, cela demande un certain lâché-prise. Fais le de manière sincère. Ils le ressentiront et ce sera gratifiant pour eux.
- Fais monter tes collaborateurs en compétences. Évidemment cela va te prendre beaucoup de temps. C'est un investissement. Une fois le collaborateur coaché, c'est du temps de gagné pour plus tard.
- Effectuer du micro-management. Donner plein de petites taches à effectuer. Contrôler dans les moindres détails de tout ce qui est réaliser.
- Garder son plan de bataille pour soi. Cela va de paire avec le point précédent. Les collaborateurs n'auront alors pas de vision d'ensemble. Ils ne sauront pas à quoi servira la tâche que tu leur auras été confiée.
- Lorsque l'on confie une tâche il faut expliquer le "pourquoi" plutôt que le "comment". Tout d'abord, cela te fera gagner du temps pour plus tard. Détaille trop une tâche, on reviendra te voir régulièrement avec des questions. En mettant l'emphase sur la raison de cette tâche, ton collaborateur utilisera sa réflexion pour combler ce qui manque. C'est bien plus intéressant que de suivre à la lettre tes instructions.
- Présente ton plan à ton équipe. Explique bien pourquoi tu penses que cette solution est la meilleure. Chacun se sentira concerné et intégrera qu'il ou elle a un rôle à jouer. Ecoute les remarques de chacun. Ce serai dommage de passer à côté d'une bonne idée. C'est toi le boss mais VOUS êtes une équipe.
Quel est le but de tout ça au final ? C'est de rendre ton équipe la plus efficace et autonome possible. Plus elle pourra se passer de toi, le mieux ce sera. La boutique doit continuer de tourner lorsque tu n'es pas là. À ce sujet je te conseille fortement d'utiliser la technique suivante. Avant ton départ en congé, tu auras confié une partie de tes tâches à tes collaborateurs (reporting, étude, mise à jour d'un logiciel de suivi, ...). Si le job a été fait, pourquoi la reprendrais-tu à ton retour ? Si tu peux le déléguer c'est que tu n'y apportes pas de valeur ajoutée.
Bon, avec tout ça tu dois te dire "mais qu'est ce qu'il va me rester à faire ?". Si cela ne te satisfait pas d'avoir plus de temps libre, saches que tu pourras désormais te concentrer sur ta zone d'impact. "Mais c'est quoi ça ?" Ben j'en sais rien, à toi de me le dire ? Plus sérieusement, cela demande de prendre du recul sur son travail. Pose sur une feuille les tâches que tu fais habituellement et, avec la plus grande franchise, détermine sur lesquelles tu as une véritable valeur ajoutée. Concentre toi dessus.
Salut à toi !
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