Je ne connais pas un seul manager ou chef de projet qui ne croule pas sous les mails. C'est un véritable fléau. Comment être sûr de ne pas louper une information importante au milieu de toute cette masse. Mentalement ce n'est pas bon. Inconsciemment, le cerveau enregistre que nous avons affaire avec un véritable capharnaüm. À chaque fois que nous devrons retourner à notre boîte aux lettres, quelque chose en nous freinera.
Avant de devenir manager, je triais tous mes emails par catégorie : projet, client, etc. ... Si je ne prenais pas le temps de le faire assez souvent, je m'obligeais à prendre au moins une demi-journée pour tout ranger. Ma quantité d'emails ayant grandement augmentée depuis, je ne peux plus utiliser cette méthode.
Ce que je vais te présenter est repris de "Getting Things Done" (GTD en abrégé). Il s'agit d'une méthode d'organisation élaborée par David Allen, consultant américain dans la productivité. Son ouvrage du même nom est un best-seller vendu a plus d'un million de copie à travers le monde.
Le but est simple : une boîte de réception vide à la fin de la journée.
Il faut tout d'abord commencer par traiter l'existant. Tu as peut être plusieurs années de mails dans ta boîte. Dégage toi au moins entre une heure et une demi-journée pour ce premier travail. Ça sera difficile pour cette première fois, mais tu verras, dès le lendemain ça sera du gâteau.
Si tu n'as pas de fonctionnalité d'archivage dans ta boîte, crée un dossier pour cela. Pas besoin de tri. Lorsque tu voudras retrouver un email tu utiliseras la fonction "rechercher". Si tu utilises GMail tu es béni des Dieux, Outlook ça va, Notes ... tu as toute ma compassion. Bref, ne t'embête pas avec un classement. Tu perdras plus de temps à ranger qu'à retrouver tes infos. Crois moi sur parole, je l'ai expérimenté pendant des années.
Maintenant archive tous les emails qui ont plus d'un mois. Comme ça. Sans remords. Si c'est trop vieux, c'est périmé.
Tu te retrouves désormais face à une boite de réception qui devrait ressembler à celle d'un retour de congé. Classe directement les news dans ton archive. Si tu as le moyen de toutes les repérer alors fais tout d'un bloc.
Crée toi maintenant un dossier "à traiter". Parcours les emails restants du plus ancien au plus récent. Bon ... là j'allais écrire la technique à appliquer pour le tri, mais finalement je vais te faire un petit logigramme des familles.
L'idée principale, c'est de traiter les mails tout de suite si ça te prends moins de 2 minutes. Pour le reste, et bien il est peu probable que tu aies des emails qui nécessitent une réponse immédiate. Si ça l'est, alors l'émetteur n'a pas choisi le bon support. Le retour devrait pouvoir attendre au moins 4 heures. Reviens donc sur ta boite une à deux fois par jour. Avant la fin de journée et avant la pause déjeuner en plus si nécessaire. Applique le tri rapide que je t'ai montré ci-dessus pour vider ta boite de réception.
Attention à ne pas laisser le dossier "à traiter" se remplir. Je pense qu'il ne faut pas dépasser 10 emails. Cale-toi quelques rendez-vous hebdomadaires avec toi même pour revenir sur ce dossier. De préférence en tout début de journée afin de planifier tes tâches, lesquelles pourraient découler de ces emails à traiter.
Cette approche a été pour moi libératrice. Grâce à cette technique tu pourras atteindre le Nirvana ultime de l'extrême zénitude.
Salut à toi !
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