Anticiper et suivre les charges de travail avec un burndown

Étrangement, avant que je ne devienne chef d'équipe, personne n'avait abordé la question de la gestion de capacité dans ma boîte. Du moins pas pour mon service : le développement. Lorsque j'ai pris les rennes, mon ancien boss m'a donné ce conseil : "tu verras, tout est une question de bon sens". Bon alors c'est peut être vrai pour quelqu'un qui a roulé sa bosse, mais pour un "rookie" comme moi... D'autant plus que nous venions tout juste de changer d'actionnaire : nouvelles opportunités, nouveaux challenges, nouveaux projets et par conséquent plus de deadlines.

Il est pour moi vital de connaître la capacité de son équipe. Cela va de paire avec l’évaluation des tâches qui nous attendent. Sans cela, tu risques de te retrouver démuni d’arguments lorsqu’il faudra te justifier.

Si on te demande de réaliser une tâche pour une date beaucoup trop proche. Tu seras en mesure prouver par A + B que ce n’est pas possible. Tu pourras anticiper une nécessité de renforcer ton équipe. Et si tu différencies les tâches qui appartiennent à un gros projet à venir de celles qui sont récurrentes, tu pourras juger si tu dois faire rentrer un prestataire ou un interne. Autre avantage, cela peut également te servir de base pour produire des indices de qualité que tu pourras communiquer à ton boss et que lui même pourra communiquer à son boss.

Tu as entassé les tâches que l'on t'as confiées dans une pile. Mais sais-tu combien elles coûtent ? Ma technique personnelle est la suivante : je m'imagine en train de réaliser la tâche avec l'esprit le plus optimiste du monde. Je multiplie le temps qui me vient en tête par 4. Cela me donne une bonne marge de sécurité pour anticiper le tâtonnement, la montée en compétence du collaborateur sur le sujet ou d'autres embûches. Je peux me permettre de faire cela car je connais bien les tâches que je confie à mon équipe. Si ce n'est pas le cas pour toi, fais estimer par tes collaborateurs et multiplie généreusement par 2.

Si je veux pouvoir sous-traiter cette tâche, il va me falloir mettre noir sur blanc les abaques que j'utilise. C'est à dire documenter le temps pris à réaliser une tâche d'une certaine catégorie. Chiffrer à vu de nez c'est mieux que de ne pas le faire mais c'est un point sur lequel je dois m'améliorer.

Il ne faut surtout pas surestimer le temps de travail que vos collaborateurs allouent à traiter les tâches que vous leur avez confiées. Ils ont très certainement tout un tas d'autres choses à faire : lire leurs emails, aller en réunion,  répondre à une sollicitation d'un collègue qui a un problème, boire un café, etc. ...

Pour ma part j'estime que mes collaborateurs ou une capacité de travail effective de 6 heures par jour. C’est en chiffre que j'ai obtenu après quelques années d'expérimentation en utilisant la technique que je vais te présenter ci-dessous.

L'outil que j'utilise est emprunté à l'agilité. Tu en as peut-être déjà entendu parler il s'agit d'un burndown. Afin de coller au plus près des besoins de mon entreprise, j'ai décidé de créer mon propre outils en utilisant Excel. Je constitue un fichier par cycle au bout duquel sont attendus des livrables, les résultats produits par les tâches accomplies. Mes cycles de développement ont une durée de 4 mois, au bout desquels est attendue la nouvelle version majeure de notre plus grosse application.

Dans un premier onglet je liste toutes les tâches que je dois réaliser. Ensuite je renseigne une feuille de présence de mes collaborateurs. Je connais alors la masse totale de tâche que je vais devoir brûler (somme des temps estimés de toutes les tâches) et aussi la masse que mon équipe peut brûler pour chaque journée (nombre de personnes présentes multiplié par la capacité de travail effective d'un collaborateur). Je peux ainsi constituer le graphique appelé burndown.

En ordonnée on retrouve la quantité de travail à effectuer en jours/homme et en abscisse les dates. Pour chaque journée, je soustrais la capacité de burn à la masse restante. J'obtiens une date théorique de fin des travaux là où la courbe rejoint l'abscisse.

Le burndown me permet également de suivre l'avancée de notre travail. Je superpose donc les courbes théoriques et réelles afin de repérer au plus vite les dérives. En transposant la courbe théorique pour prolonger la courbe réelle dans le future, cela me permet d'estimer une nouvelle date de fin.

En comparant la courbe théorique et la courbe réelle tu pourras en déduire des informations intéressantes. Le point de départ de cette dernière te dira si tu as sous-estimé le job ou même surestimé (on ne sais jamais, on n'est jamais à l'abris d'un coup de bol). Si elle descend moins vite que prévu, c'est que tes collaborateurs ne passent pas assez de temps sur les tâches ou que tu as surestimé leur charge effective de travail.

Essaie de jouer sur cette variable afin de faire se rapprocher les courbes. C'est ainsi que tu trouveras le bon chiffre et par conséquent la vrai capacité de travail effectif de ton équipe.

Evidemment, tout cela reste assez macro. Si on se penche sur un projet en particulier on verra que notre calcul est très grossier. Ben oui, la perfection n'existe pas, c'est bien pour ça qu'on prend des marges de sécurité ! De plus, je ne t’ai pas non plus parlé des urgences à traiter qui vont venir polluer tes beaux calculs. Nous verrons plus tard quels outils existent pour obtenir plus de précision, le diagramme de Gantt par exemple. Je ne souhaite pas te noyer dans une masse indigeste d’informations. Je prendrai le temps de te détailler tout cela dans de futurs articles.

Salut à toi et à bientôt !